确定外债融资计划
企业首先要明确自身的资金需求和外债融资目标。根据项目投资规模、资金使用进度等因素，确定外债的金额。例如，如果企业有一个大型的基础设施建设项目，预计总投资 10 亿元，经过对自有资金和其他国内融资渠道的评估后，确定需要举借 5 亿元的中长期外债，就需要明确这一金额。
同时，要确定外债的期限。考虑项目的投资回收期、现金流状况等因素来选择合适的贷款期限。对于投资回收期较长的项目，如港口建设等基础设施项目，可能选择 10 - 20 年的中长期外债期限；而对于一些技术更新较快的项目，如电子信息产业项目，期限可能相对较短，如 3 - 5 年。
明确外债资金的用途，必须符合国家产业政策和相关规定，如用于固定资产投资、技术改造等实体经济领域。例如，企业要将外债资金用于购置先进的生产设备以提高生产效率，或者用于建设新的厂房以扩大生产规模。还要评估融资成本，包括利率、手续费等各种费用，对比不同金融市场和金融机构的融资条件，选择优的融资方案。
收集和准备备案材料
提供企业关于举借中长期外债的董事会决议或股东会决议原件。决议内容应明确表示同意举借外债的金额、用途、期限等关键事项，并且参会董事或股东的签字盖章要齐全，这是证明企业内部已对举债行为进行合法决策的重要文件。
撰写详细的外债项目可行性研究报告，内容涵盖项目背景、市场分析、技术方案（如果适用）、经济可行性分析等。项目背景要说明举债的原因和项目的战略意义；市场分析要对产品或服务的市场需求、竞争情况等进行评估；技术方案（如有）要阐述项目涉及的技术可行性；经济可行性分析包括投资预算、成本结构、收益预测、投资回收期、内部收益率等指标的计算和分析，以证明项目的经济合理性。
准备外债借款合同（草案），合同应明确贷款金额、贷款期限、利率（固定利率或浮动利率及具体确定方式）、还款方式（如等额本息、等额本金、到期一次性还本付息等）、提前还款条款（如有）、违约责任等关键内容。合同条款要符合法律法规要求，并且考虑国际惯例和市场公平性。
制定资金使用计划，明确外债资金的具体用途和使用时间安排，要与外债项目可行性研究报告中的投资预算相匹配，确保资金专款专用。
收集近年度（通常是过去三年）经有资质的会计师事务所审计的财务报表，包括资产负债表、利润表和现金流量表。这些报表能够真实反映企业的财务实力、偿债能力、盈利能力和资金流动性等状况。
同时提供对应的财务审计报告原件，审计报告是对财务报表真实性和公允性的判断，能够增强财务报表的可信度，帮助备案部门更准确地评估企业的财务状况和偿债风险。
提供企业营业执照副本原件及复印件，复印件加盖企业公章。营业执照应在有效期内，它是企业合法经营的凭证，能够证明企业的基本信息，如名称、类型、经营范围等。
准备企业章程原件及复印件（复印件加盖公章），章程规定了企业的组织架构、股东权利义务、决策程序等重要内容，备案部门可以从中了解企业内部关于举债的权限设置和决策流程是否符合规定。
法定代表人身份证明，即法定代表人的身份证复印件，注明 “与原件一致” 字样并加盖企业公章，用于核实企业负责人的身份。
企业主体资格材料：
财务状况材料：
外债项目材料：
内部决策文件：
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